標書制作重點流程

標書制作重點流程

一、投標項目報名及招標文件購買

1.1投標人選定：依照招標公告及招標文件要求，選定我司或它司1-3名為投標人。

1.2招標文件購買：詳細閱讀招標文件規定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用，并準備報名所需的資料及報名費用，注意報名截止日期。

1.3報名方式分為：現場報名或傳真報名（詳見各招標文件具體要求）。

  1.3.1 現場報名：需攜帶報名所需的資質文件及報名費用到指定地點進行報名。       

                報完名后，向招標代理機構索取招標文件和發票或收據。

  1.3.2 傳真報名：需將招標文件要求的資質文件、報名函及報名費用匯款憑證傳真至招標文件指定的傳真號碼，傳真后打電話確認招標代理機構是否收到并索取招標文件。

1.4報名常用資質文件包括但不限于：法人代表授權委托書、投標單位三證、報名費用繳納憑證或現金、報名函。

1.5報名時間：如果時間允許，應在報名截止最后一天報名，前期報名材料需準備好。

二、報名費用和保證金的繳納 

2.1報名費用繳納方式：現金繳納或銀行轉賬。

 2.1.1 現金繳納：需要委托代理人攜帶招標文件規定的報名費用到招標文件要 求的指定地點進行現場繳納并索取發票或收據。

  2.1.2 銀行轉賬：標明招標編號及用途，將匯款憑證傳真至招標代理機構，并打電話確認。

2.2投標保證金繳納方式：銀行轉賬或電匯、現金繳納、銀行匯票等形式。（具體操作需嚴格按照招標文件要求執行）。

  2.2.1 保證金不能及時到賬而錯過時間廢標。

  2.2.2 匯款完成后內應打電話咨詢招標機構是否保證金已到賬。

2.2.3 保證金匯款回單必須掃描交給制作標書人員，并按招標文件要求密封。

三、閱讀標書

認真閱讀招標文件2-3遍，對招標文件個別條款不明確的，應及時與招標機構溝通，標示出重點部分及必須提供的材料，最好建立個備忘表（有些材料必須得提供，否則會導致廢標）；

思考以下問題：

1、招標人是哪個單位？

2、哪些是控標點？

3、報價有哪些要求？

4、哪些材料需要及時處理？

5、判斷是哪種品牌的標的？ 

6、是否需要尋求合作伙伴？

7、我們的競爭對手有哪些？

8、是否需要廠家授權？

9、哪些要求我司達不到？

10、裝訂密封、份數要求

11、業績要求（合同）、財務報表？

12、是否參與此次投標？

…………

四、制作標書

4.1標書結構（一般標書的結構）

（1）商務部分

（2）技術部分

（3）報價部分

標書整體結構的考慮，首先應根據招標文件的要求擬定本次投標文件的整體關于商務和技術部分章節的名稱和大致內容要求，一定要按招標文件的要求內容依次進行編排并填充相應內容，以充分說明我方能夠滿足招標方的要求。 

4.1.1對招標方的商務要求，例如產品型式、型號、規格、數量、交貨期等以及投標方所需的資質條件能否滿足招標方要求；

4.1.2對招標方的技術要求，我方有那些產品不能滿足，應及時提出來，以便研究如何投標。

4.2商務部分

   一般包括投標人說明、廠家介紹、業績、合同、產品授權書、法人授權書、三證、資格證書、交貨期、付款方式、售后服務、承諾書、商務偏離表、商務應答、備品備件專用工具清單等，要嚴格按照標書內容要求及順序編寫。

商務部分內文件的編排注意

（1）成功案例  要將主要業績（案例圖片）放在突出位置，黑體。

（2）資質文件  檢查有效性，避免放錯文件或者放入過期文件。

（3）廠家授權  先掃描后原件寄送投標單位，注意快遞時間。

（4）業績合同  注意合同金額、時間是否要體現，原則上體現高價。

4.3技術部分

   包括投標設備技術說明、圖紙設計、技術參數、產品配置、技術規格偏離表，技術力量簡介、安裝施工方案、產品質量、產品簡介、產品彩頁等等，要嚴格按照標書內容要求及順序編寫。 

技術部分注意事項

（1）抓重點，不必要太詳細，要有針對性介紹，根據招標要求是否要提供產品彩頁、截圖界面。

（2）對我方的優點和長處一定要表述清楚并放到突出位置，一般情況下，放在技術部分的前部，以提升產品形象。 

（3）審核產品技術參數、技術性能的表述是否滿足招標方的技術要求。 

（4）審核技術差異表的編排內容是否合理準確，有無遺漏或者多余的。

（5）審核技術部分編排順序是否符合招標方的要求及其是否合理。

（6）審核有無多余或者不足的文件需要剔除和補充。

偏離表的制作說明

（1）偏離說明：正偏離、負偏離、無偏離。

（2）如投標產品的技術指標優于招標要求即為正偏離，反之為負偏離，符合招標要求即為無偏離。

（3）要完全響應或者超越其要求，絕對不能填寫滿足不了的參數，一定要讓參數相對應，不可串行。

（4）多寫正偏離，換種語言文字描述，寫明投標產品的技術參數特點、產品優勢。

（5）正偏離描述要加粗或用其它醒目符號★▲

報價部分特別注意

（1）一定要有：報價一覽表(總價）、分項報價表。 

（2）報價表中設備名稱、品牌、型號、數量、參數等是否與招投標文件一致。

（3）大小寫是否正確同時、數目是否相符。 

（4）注意報價表中貨幣單位前后一致，是否安裝招標文件要求。

（5）格式一定要和招標方要求的格式一樣。

（6）要多打印幾份空白報價備用。

五、目錄編排

1、初次目標編排：根據招標文件的要求，初步編寫投標文件目錄；為了方便收集投標書的資料。對評分點、控標點、優勢應在初步目錄中標注，其目的為了讓標書制作者重視該部分文檔。

2、后期編排：按事先擬定好的投標文件目錄，對正文內容的標題設置為標題1、標題2、標題3、標題4等，然后自動生成投標文件的目錄，對目錄設置大小字體格式、行間距等。

3、目錄盡量做到詳細明了，便于評標者迅速查找關鍵點。

4、若要提交電子版的投標文件，需設置好目錄索引。

其他注意事項

1、日期：一般寫從購買標書日起至投標當日，其它日期不行。

2、每一級標題之后需落款，投標單位、投標代表、日期（根據招標文件和排版美觀而定）。

3、需要投標代表簽字和法人代表簽字的，不能用印刷體。

4、對于是掃描文件的，需插入“與原件一致”字樣。

5、對于有手寫處、投標單位名稱、“與原件一致”需蓋公章。

6、有蓋章的掃描件圖片需設置灰白。

7、在制作標書過程中要時刻保存，文件命名清楚明了。

六、編輯技巧

1、制作標書常用的內容

在標書制作前，對于標書內容常要填空的名稱（如公司名稱、投標人、日期、投標項目、項目編號等）單獨提供制作一個文件（格式與投標文件要求格式一致），這樣可實現快速復制，提高效率且可以保證所有的制作日期時間顯示均一樣。

             如：   授權代表姓名：

                    投標人名稱：*******有限公司 （公章）

                    日      期： 20**年 0*月 **日

                    招標編號：****

                    項目名稱：****

2、圖文混合排版注意事項

圖片插入后不要用襯于文字上方、下方、文字中間（特別是低版本的word）等這樣的格式。如真的需要這樣操作，可以利用表格，將圖片插入表格所需要的位置，再將表格的邊線設為無即可。

如：

文字內容***** 需要插入圖片位置 *文字內容******

*文字內容*************** 需要插入圖片位置

投標文件格式參考

頁面布局：左邊距3cm（裝釘線），右邊距2cm，上邊距3cm，下邊距2cm

字體 中文 宋體小4號（部分黑體以突出重點），表格部分可以采用5號字體

英文 Times New Roman 或 Arial

數字 宋體、Times New Roman 或 Arial（推薦Arial）

其它

格式 標點 正文部分采用中文半角狀態

部分標點如金額、項目符號采用英文半角狀態

段間距、行間距 均為1.5倍

段前、段后 均為0

標題格式規范

一級標題

（小二/加粗/居中/1.5倍/段前后均為0）

二級標題

（小三/加粗/居中/1.5倍/段前后均為0）

2.1三級標題

（小四或是四號/加粗/左對齊/1.5倍/段前后均為0）

2.1.1 四級標題

（小四/加粗/空2格/1.5倍/段前后均為0）

七、互審標書

1、在標書電子版制作完成后，讓參與人員進行互審，對錯誤的地方進行指正修改，并通報各個組員以防重復出現錯誤。

2、正本制作 正副本內容一致，正本是整個招標的依據，所以要審慎再三，方可打印。 

3、字體、格式是否統一。

4、審查報價產品名細是否符合招標產品需求名細（包括產品型號和數量），分項（分包）報價是否符合和正確，這點一定要仔細查對。

5、審查報價表中的分報價和總報價的計算、大小寫是否正確，報價表、投標一覽表、投標函中的報價大小寫是否一致，進行仔細核對和校對。

6、審查開標文件書寫格式是否與招標方的要求一致。

7、互審過的文檔要重命名，例如**11，**22，**最終。

8、各個文檔要詳細命名，并存放清楚。

八、標書打印、裝訂

1、打印標書，按招標文件要求打印標書正本、副本、封面，封條，報價一般在公司打印即可。

2、需檢查排版是否有錯亂，確認后才可打印。

3、錯誤的紙質文檔應帶回公司作廢處理。

4、圖片需彩打，其他文本黑白即可。

5、認真核對有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉現象。

6、對于大項目需打印一份給投標代表使用。

7、打印后需及時徹底刪除文檔。

8、按照招標文件要求和實際情況，進行打孔裝訂或膠裝。

九、標書簽字蓋章

1、需簽字處：含授權書法人代表、投標代表簽字；

2、需蓋章處：騎縫章、封面、封條、報價表、投標單位名稱、“與原件一致”、簽字處。

注意：

1、根據招標文件要求蓋章；

2、公章需蓋正清晰，若一個不明顯，需重新再蓋一個，且兩個不能重疊一起；

3、在密封條上蓋章盡量一半在密封條上一半在密封袋上。 

十、標書最后審查

1、審查是否有漏簽字、漏蓋章處；

2、招標文件要求的文檔資料是否有放齊全；

3、是否需要將原件、彩頁放入標書中；

4、標書中是否有其它未發現的錯誤。

十一、文件的密封 

1、按招標文件要求將正本、副本、報價文件單獨密封文件進行單獨封裝，在文件袋封面和“于***時之前不得啟封處”等加蓋公章。

2、若需要提交電子文檔，將和正本一起封裝。

3、如有條件的話可以單獨制作一個投標專用箱將所有文件裝在一起，既方便又美觀。

4、封口：在未得到項目負責人或投標代表同意的前提下，投標文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章后預留封口，由投標代表整理后自行密封。

十二、開標前的準備工作 

1、查詢登記：開標時間、開標地點、招標機構聯系人、聯系電話、乘車路線、交通方式、乘車時間。

2、整理收集：招標文件、投標文件明細清單及招標文件規定其他在開標前需要提交的資料。

3、資料如下：包括但不限于：投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、報名函證明、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現金、彩頁、代理證書、合同原件、公章（若可以）、印盒、文具等。

十三、開標現場 

1、記錄開標情況，如各投標單位名稱、數量、投標產品、投標價格、投標代表、評分排名、預中標單位等。

2、可與其他投標單位交流，但不透入對公司不利的事情，特別是本次投標價格。

3、記錄招標單位負責人、評委、關鍵人。

4、平常多鍛煉，精彩的講標，注意講標時間（5-10分），把評分關鍵點和把投標產品的優勢重點描述。

十四、專家提問問題整理 

1、你們產品有什么優勢？

2、你們產品在哪里有什么成功案例？

3、你們廠家實力怎么樣？

4、你們的產品太貴了？

5、其他投標單位都降了￥，你降多少？

6、你們有贈送其他什么設備嗎？

7、你們售后服務是怎么樣的？

    …………

十五、開標后的整理、跟進工作 

1、如果沒有確定投標結果，應及時向領導匯報，后期應及時跟蹤。

2、如果中標，及時向領導匯報，感謝評標專家，跟蹤到項目簽訂內部合同為止。

3、如果落標，分析落標原因，填寫到標書登記表中。

4、標公告公示期滿后，辦理中標通知書領取、投標保證金退還、中標單位中標服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招標機構溝通。